時間管理101招

無論是在家裡還是在工作中,每個人都要在某種程度上支配自己的。你做事的先後順序,對你能從生活中獲益多少,有著深遠的影響。大部分人都能安排好自己的時間,從而使工作格外有效,休閑時光更加充實。

●了解時間

時間是我們最寶貴的資源,通過分析我們時間的使用情況,才有可能掌握適於工作場所內外,最為有效的時間使用方法。

1.每天要回顧,急事需優先。

2.對於很棘手的任務,先從一小部分入手,立即處理。

3.考慮一天的日程安排,採用相應的工作方法。

4.不值得去做的事,派下屬代勞。

5.工作日化整為零,每段30分鐘。

6.重溫日程安排,評價工作效率。

7.安排日程時,留點時間用于思考。

8.預測工作用時,看看是否準確。

9.要隨時做日程記錄,單憑記憶不大可靠。

●制訂計劃

如果你不知道明天的行動方向,你就不能決定今天要幹甚麼。改進時間支配的任何方法都有賴於對目標的清楚了解。

10.化長遠規劃為一周、一日的行動計劃。

11.繪出工作履歷表,計划下一步幹甚麼。

12.幾項任務難分先後順序,另闢蹊徑尋找第二方案。

13.協調你與上級在工作安排的先後順序上存在的差異。

14.要及時發現與同事在工作安排先後上的矛盾。

15.把日誌中的所有工作按重要性分類。

16.如果你的工作表上全是A類任務,委託別人代辦或重新分類。

17.根據情況的變化和新信息的出現,不斷變更工作的優先順序。

18.討論應該簡短,避免沒有結論的提問。

19.每天給自己有段安靜的時間。

20.不要擔心電話機沒有擱好。

21.記錄你的體力、腦力出現高峰的時間,了解它們能持續多久。

22.留些精力給家庭生活和工作之後的消遣。

23.建議公司以彈性工作時間運作,以提高工作效率。

24.挑選一種看起來美觀,用起來稱心的日誌。

25.你的日誌里永遠放枝筆,隨時記錄信息和日期。

26.用彩色筆標示出任務的不同重要性。

27.確定的期限要合乎實際,定期限為的是促進你完成任務而不是要製造緊張。

28.委託該委託的工作,無論那是你喜歡的還是不喜歡的工作。

29.工作按時完成後,應該自我獎勵。

30.在日誌上制訂計劃,不要超前一年。

31.要保證你每天至少辦了一件令你愉快的事。

32.晚上的最後一件事,讀篇你最喜歡的作者的文章。

34.使用電子記事簿列出自己的弱點,然後計劃逐一加以克服。

35.寫字桌上沒用的東西清理走,只把現在的工作留在手邊。

●立即做出改變

這裡有許多實際的工作可以去做——無論是清理寫字桌並使其保持整潔,還是使計算機內的文文件分類清晰,都可以在短期或長期內提高你的工作效率。

36.留心「告示貼」式的便條,小心丟失。

37.每天都要清理乾淨,不要把髒亂留到明天。

38.文件里的特別關鍵處要做標記以加快重讀時的速度。

39.辦公室里放一架鐘,你和客人都能看見。

40.每隔幾個月,重新檢查檔案系統。

41.建立一種檔案系統,它將與你和你的生意一起發展興隆。

42.定期查閱你的存檔,把不再需要的文件丟掉。

43.將較難歸類的文件統一放入一檔案夾中,貼上「其它」卷標。

44.只把將來要參考的重要文件存檔。

45.打給你的電話首先由秘書或同事接聽。

46.拿起電話聽筒暗示會議結束。

47.如果有人跟著你走進辦公室,你不要坐下來。

48.如果門開著,你的座位不要放在別人的視野之中。

49.把你認為不需要的信息都扔掉。

50.利用一切機會儘可能站著碰下面──以便能隨時離開。

51.只為那些需要知道的人員複印信息資料。

52.停止訂閱你不再閱讀的雜誌。

53.取走你希望保存的報刊,存檔留作參考。

54.寫字桌上只留最重要的讀物。

55.評價每條信息與正在進行的工作的相關性。

56.在打斷別人之前要想到他們的時間與你的時間同樣寶貴。

57.其它的選擇行不通時,才考慮召開會議。

58.不要對同事隨意猜測。

59.在你打電話之前,做一次放鬆的深呼吸。

60.打電話時要避免精力分散,集中精力聽對方在說些甚麼。

61.你在打電話時,把另一件工作放在手邊,以防你要久等。

62.告訴別人甚麼時候可以給你打電話。

63.為了避免被打斷工作,你可以換一條電話線路。

64.千萬不要把要寫的材料向後拖–這樣會越積越多。

65.在你必須閱讀的報告上划出關鍵的句子。

66.快速閱讀報紙的標題。

67.把重要的參考材料與其它文件分開。

68.每月一次清理你計算機里的不需要文件。

69.仔細考慮你的計算機配置。

70.確保你的電子郵件簡短,地址準確。

71.要鼓勵別人表達自己的意見,即使他們的觀點與你的相反。

72.要多聽少說,使會議開得簡短。

73.如果日常例會超過了一小時,請同事去「緊急」打斷它。

74.對議程中的每個專題都要分配一定的時間。

75.鼓勵人們只參加會議中與他們有關的部分。

76.在會議的備忘錄上記下會議通過的事項。

77.旅行之前評估這次旅行是否必要,錢花得是否值得。

78.如果可能,把你需帶的每件東西全都塞進一個小手提箱z里。

79.帶點工作在候機樓z里做,以防飛機延遲。

80.按目的地的當地時間撥好手錶。

81.在打電話之前,核查酒店對電話的收費。

82.核查你的電子裝備在國外使用時是否需要適配器。

83.每年要安排二到三個短的假期,而不是一干到底。

84.定期留出一點時間來追求業餘愛好,和享受休閑放鬆的樂趣。

85.志在每天嘗試新東西

●支配別人的時間

為了把你的時間安排得盡善盡美,同樣你必須要支配好職員、同事和下屬的時間。學會授權或委扥他們去替仔辦事、分擔任務,掌握好同上下級相處的藝術。

86.要保持很高的期望值,人們會將努力付諸實踐。

87.勸說別人的時候要用事實,而不是用感情。

88.關心別人想得到甚麼。

89.聽到和聆聽是不同的,要學會聆聽。

90.當你把任務授權別人去辦的時候,確保你把目的說得相當清楚。

91.留點時間來做你一個人可以做的事。

92.要有一張核查表,幫助你監察已委託工作的進度。

93.獎勵要慷慨,訓斥要適度。

94.對授權別人的任務要設定明確的,切實可行的完成時間。

95.不要讓同事用不重要的事來分散你的精力。

96.在同事的辦公室里召開會議,這樣在你需要的時候則可以離場。

97.專門留出時間,讓你的辦公室向全體人員開放。

98.只有當你有不止一個疑難問題需要討論的時候,才去請教你的同事。

99.揣摹老闆的工作模式,並試圖採納。